1.Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів.

2. Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ та формування справ.

3. документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання.

4 Система зберігання документів в кожній організації будуватися на основі номенклатури справ локального нормативного документа, призначеного для організації зберігання документів, обліку справ, заведених у кожному календарному році, встановлення термінів їх зберігання.

5. Номенклатура справ: Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку”. 1

6. Основна мета номенклатури справ – забезпечення порядку в процесі підшивки документів у справи (тобто формування справ).

7. Номенклатура справ відноситься до організаційно-розпорядчих документів і тому оформляється на загальному бланку організації

8. Кожен розділ включає п’ять граф: індекс справи, заголовок справи, кількість томів чи частин справи, терміни зберігання справи і примітка.

9. Наприклад: 08-12, де 08 – позначення структурного підрозділу (бухгалтерія),12 – порядковий номер заголовка справи за номенклатурою (листування з податковою інспекцією)

10. Заголовки справ заносяться до номенклатури справ у 2-у графу. Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу.

11. Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.

12. У 3-ей графі номенклатури справ вказується кількість одиниць зберігання, тобто томів чи частин справи. В одну справу не можна помістити більше 250 лисів, а товщина справи не повинна перевищувати 4 см.

13. У 4-ій графі номенклатури справ зазначаються строки зберігання справи. Терміни зберігання документів залежать від їх наукової та практичної цінності.

14. Документи, що зберігаються до 10 років і понад 10 років, мають конкретні терміни зберігання: 75 років, 15 років, 10 років, 5 років, 3 роки, 1 рік.

15. У графі 5 “Примітка” протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію.

Формування справ

16. Групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи

17. Документи систематизуються у справах відповідно до визначених принципів. Найбільш суттєвими і практично найбільш зручними є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний.

18. У залежності від термінів зберігання завершені справи підлягають повному або частковому оформленню.

19. Повне оформлення справ передбачає:

оформлення реквізитів обкладинки за встановленою формою (ГОСТ 17914-72);

нумерацію сторінок;

складання заверительной написи;

складання в необхідних випадках внутрішнього опису справи;

підшивку чи палітурку;

внесення необхідних змін в обкладинку.

20. Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.